Разработка бизнес-процессов

Что такое бизнес-процессы?

Для понимания того, чем же являются бизнес-процессы, давайте обратимся к некоторым определениям:

Бизнес-процесс - совокупность различных видов деятельности (работ), в рамках которой на входе используется один или более видов ресурсов и в результате этой деятельности на выходе создается продукт, представляющий ценность для потребителя.

Michael Hammer, James Champy

Бизнес-процесс - совокупность взаимосвязанных и(или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата.

ISO 9000:2015 Quality management systems — Fundamentals and vocabulary (IDT)

Исходя из указанных определений можно выделить:

• В состав бизнес-процесса входят разнообразные работы
• Эти работы в комплексе представляют собой широконаправленный вид деятельности, результатом которого становится ценность для потребителя этого процесса

Из чего состоит бизнес-процесс?

В общем случае структура бизнес-процесса состоит из:

• входов (выходов других процессов, событий и пр.);

• выходов (результаты);

• поставщиков (тех, кто предоставляет информацию, ресурсы и пр.);

• потребителей (тех, кто потребляет ценности созданные в рамках данного бизнес-процесса);

• ресурсов (за счет чего, с помощью каких средств реализуется бизнес-процесс).

Для простоты восприятия, процессы как правило визуализируются с примененем различных нотаций описания бизнес-процессов.

Ниже приведен пример визуального представления процесса “Внедрение ВНД” в нотации BPNM с применением средства моделирования Bizagi Modeler:

Зачем нужны бизнес-процессы?

Интеграция процессного подхода в компанию позволяет:

1. Повысить производительность труда и эффективность. Благодаря описанию и дальнейшей оптимизации бизнес-процессов можно выявить “серые зоны”, распределить нагрузку и зоны ответственности сотрудников, сократить сроки выполнения тех или иных работ.

2. Провести оптимизацию штата сотрудников. Описание бизнес-процессов компании позволяет перейти к следующему шагу - проектированию оптимальной организационной структуры, перераспределению ответственности и улучшению вертикальных и горизонтальных взаимодействий; переходу к новой модели бизнеса.

3. Регламентировать деятельности и увеличить прозрачность. Бизнес-процессы наряду с регламентами делают очень наглядным порядок работы в компании, как для отдельно взятых сотрудников, так и для руководства компании. В совокупности они фиксируют на определенный период договоренности по подчиненности, порядке взаимодействия, документообороте и прочих элементах эффективного выполнения деятельности внутри компании.

4. Обеспечить фундамент для дальнейшей автоматизации компании. Описанные и оптимизированные процессы гораздо проще перенести на специализированное программное обеспечение и провести цифровую трансформацию в своей компании.

Как собственно разрабатываются бизнес-процессы?

Построение окружения бизнес-процесса

Разработка бизнес-процесса в первую очередь начинается со сбора информации о данном процессе и его окружении. Окружение представляет собой совокупность входов и выходов процесса с указанием поставщиков и потребителей (клиентов).

Поставщики и потребители могут быть как внутренними так и внешними.

Например, для бизнес-процесса “Закупка комплектующих” входом является заявка закупку комплектующих от профильного подразделения компании (внутренний поставщик).

Выходом из процесса является поступление комплектующих на склад, при этом потребителем закупаемой продукции является другое подразделение компании.

Входы и выходы делятся на два типа:

• Первичные входы/выходы - объекты которые инициируют либо завершают бизнес-процесс. Например: Заказ Клиента, Заявка на закупку - входы; Выполненный заказ, Поступление товара на склад - выходы.

• Вторичные входы/выходы - объекты которые инициируют либо завершают подпроцесс в рамках указанного процесса. Например: Техническое задание, Акт входного контроля товара.

Описание внутренней структуры процесса

На данном этапе производится переход к внутренней структуре процесса за счет декомпозиции процесса на подпроцессы, а также указания входящих в него материальных и информационных потоков между подпроцессами.

Важным моментом при детализации описания структуры процесса является количество уровней декомпозиции. В зависимости от сложности процесса оно не должно превышать четырех уровней, в ином случае, восприятие структуры процесса становится затруднительным.

Также стоит придерживаться и аналогичного правила, чтобы в детализации каждого процесса было не более семи подпроцессов, так как человек может одновременно эффективно работать с не более семью объектами.

Описание процесса осуществляется с использованием современных стандартов и нотаций, имеющих свои особенности. К ним относят:

1. DFD (Data Flow Diagram). Классическая диаграмма потоков объектов бизнес-процесса. Используется в основном для описания процессов верхнего уровня, на начальном этапе описания процессов в компании.

2. WFD (Work Flow Diagram). Другая классическая диаграмма потоков работ бизнес-процесса. Используется в основном для описания процессов нижнего уровня.

3. IDEF0. Одна из популярных методологий построения диаграмм, разработанная американскими военными для тиражирования бизнес-процессов на предприятиях. Основное отличие от WFD - использование трех типов объектов входа: вход, управление и механизм.

4. EPC (Event-Driven Process Chain). Отличается от IDEF0 наличием объектов типа “Событие”. Это позволяет отображать на схемах факты или время начала/окончания подпроцесса.

5. BPMN (Business Process Model and Notation). Наиболее современная методология описания бизнес-процессов, которая подходит для формализации процессов как верхнего так и нижнего уровня. Содержит большое количество элементов, которые позволяют наиболее точно описать бизнес-процесс и в дальнейшем перенести его на ИТ-систему.

Более детально о применении и использовании нотаций и их особенностях мы поговорим в отдельной статье.

Источники:

Практическое руководство по проектированию бизнес-процессов и организационной структуры

Свод знаний по управлению бизнес-процессами BPM CBOK 4.0